Cum facturezi o închiriere de container
Ce se facturează, ce se uită și cum vezi cât mai ai de încasat.
O factură de închiriere de container cuprinde prestația de bază, adică livrarea, staționarea pe șantier și ridicarea pentru un volum și un tip de deșeu date, apoi lucrările în plus constatate pe teren: zile de închiriere peste durata prevăzută, timp de așteptare, tonaj suplimentar, deșeuri neconforme, deplasare fără intervenție posibilă. Suma se arată fără TVA, cu TVA la cota aplicabilă, apoi cu TVA inclus. Greu nu e să emiți factura, greu e să nu uiți de ea.
Ce se facturează
Prestația de bază acoperă închirierea în sine. Restul apare pe parcursul lucrării și se notează în ziua în care se întâmplă, nu atunci când te apuci de facturi.
Prestația de închiriere
Livrarea containerului, staționarea pe durata stabilită, ridicarea și tratarea deșeurilor. Prețul vine din lista ta, încrucișând tipul de deșeu cu volumul.
Zilele suplimentare
Ce trece peste durata inclusă în pachet. Este lucrarea în plus cel mai des uitată, pentru că se vede doar comparând data livrării cu data ridicării.
Tonajul peste prag
Când greutatea reală trece peste cât acoperă pachetul. Bonul de cântar îi servește clientului drept dovadă.
Timpul de așteptare
Un șofer care așteaptă pe un șantier nepregătit. Se notează pe lucrare chiar în ziua aceea.
Deșeurile neconforme
Un container anunțat cu moloz care se întoarce în amestec schimbă fluxul și costul de tratare. Diferența se trece pe factură.
Deplasarea fără intervenție
Acces blocat, nimeni la fața locului, container inaccesibil. Camionul a ieșit, deci cursa se facturează.
Fără TVA, TVA, cu TVA
O factură arată totalul fără TVA, TVA-ul la cota aplicabilă, apoi totalul cu TVA. Calculul e simplu. Miza e alta: facturile deja emise nu trebuie să se miște dacă îți schimbi cota mai târziu.
În BenneCRM, cota de TVA se salvează pe comandă în momentul creării, apoi se preia pe factură. Dacă îți schimbi pe urmă cota implicită, niciun document deja emis nu se modifică.
Unele lucrări se calculează direct cu TVA inclus, mai ales când plătește cash o persoană fizică. Comanda poate fi marcată așa și atunci nu se mai adaugă TVA la facturare.
Hotărăște o dată dacă anunți prețurile fără TVA sau cu TVA și ține aceeași regulă pe oferte, pe confirmările de comandă și pe facturi. Este prima sursă de neînțelegeri cu clienții persoane fizice.
Să nu uiți de facturat
O lucrare terminată care nu se facturează niciodată costă mai mult decât un preț prost. Îți trebuie deci o listă ținută automat cu comenzile finalizate care nu au încă factură, iar lista aceea trebuie să se golească.
Tot ea rezolvă și problema inversă, dubla facturare: odată ce o comandă este legată de o factură, iese din listă și nu mai poate fi facturată a doua oară din greșeală.
În practică, majoritatea firmelor facturează o dată pe săptămână sau o dată la două săptămâni și iau dintr-o dată toate comenzile finalizate ale aceluiași client. Mai multe comenzi pe o singură factură înseamnă mai puțină muncă de birou și mai puține plăți de urmărit.
Cum vezi cât ai de încasat
Trece fiecare plată
Cu data și modalitatea ei: numerar, transfer sau card. O plată notată trei săptămâni mai târziu este o plată pe care nu o mai găsește nimeni.
Arată cât a mai rămas
Mulți clienți plătesc în două sau trei tranșe. Factura trebuie să arate tot timpul cât s-a plătit și cât a mai rămas de plată.
Ține o listă a restanțelor
O singură listă, cu suma rămasă și vechimea facturii. Pe asta o deschizi înainte să dai telefoanele după bani.
Grupează facturile unei perioade
Clienții cu mai multe șantiere cer adesea un singur document pentru lună. O situație de facturi adună toate facturile perioadei într-un singur PDF.
Întrebări frecvente
- Facturezi înainte sau după ridicare?
- După, în marea majoritate a cazurilor. Înainte de ridicare nu știi nici durata reală, nici tonajul, nici lucrările în plus. Pentru un client nou sau un șantier mare poți cere un avans la comandă, dar factura finală așteaptă sfârșitul închirierii.
- Cum te aperi de o contestație?
- Ceri clientului să confirme comanda în scris înainte de lucrare. Confirmarea de comandă trimisă pe e-mail și semnată online fixează volumul, adresa, data și prețul. Are dată și oră și se păstrează împreună cu documentul pe care l-a văzut clientul.
- Se pot factura mai multe comenzi împreună?
- Da. Selectezi comenzile finalizate ale aceluiași client și devin liniile unei singure facturi. Poți adăuga și linii libere pentru prestațiile care nu corespund niciunei comenzi.
- Facturile pot pleca de pe adresa mea?
- Da, conectându-ți contul Gmail. Factura pleacă atunci de pe adresa ta, cu PDF-ul atașat și cu șablonul tău de e-mail, iar răspunsul clientului ajunge în căsuța ta obișnuită. Fiecare trimitere se salvează.
- Gestionați facturarea electronică?
- Nu, deocamdată nu. BenneCRM face facturi în PDF, pe care le trimiți pe e-mail sau le descarci. Dacă ai nevoie de un anumit format de schimb, spune-ne care este situația ta.
- Numerele de factură se generează automat?
- Numărul îl introduci tu la crearea facturii, ca să îți poți păstra numerotarea pe care o folosești deja. Programul verifică un singur lucru: să nu se folosească același număr de două ori în firma ta.
Citește mai departe
Facturarea în BenneCRM
Creezi factura din comenzile finalizate, urmărești plățile și restanțele.
Cum organizezi o firmă de containere
Ciclul unei comenzi, planificarea și lista de prețuri.
Ce este un software pentru închiriere de containere?
Ce acoperă un astfel de instrument și cum alegi unul.
Prețurile noastre
Trei planuri, toate funcțiile incluse, o lună gratuită.
Ești gata să-ți gestionezi containerele dintr-un singur loc?
Începe azi luna gratuită de probă. Configurarea durează câteva minute, iar noi te ajutăm să-ți aduci clienții și prețurile, ca să poți începe chiar de mâine.
Fără card bancar · Ajutor gratuit la configurare · Fără angajament