Как выставить счёт за аренду контейнера
Что оплачивается, о чём забывают и как видеть свои долги.
В счёт за аренду контейнера для мусора входит основная услуга, то есть доставка, оговоренный срок на объекте и вывоз для нужного объёма и типа отходов, а дальше всё, что заметили на месте: лишние дни аренды, простой, перегруз, не тот тип отходов, холостой выезд. Сумма показывается без НДС, отдельно НДС по нужной ставке и итог. Труднее не сделать счёт, а не забыть его выставить.
Что оплачивается
Основная услуга покрывает саму аренду. Остальное возникает по ходу работ, и записывать это нужно в тот же день, а не тогда, когда сядете за счета.
Услуга аренды
Доставка контейнера, оговоренный срок на объекте, вывоз и утилизация отходов. Цену берём из вашего прайса, на пересечении типа отходов и объёма.
Лишние дни
Всё, что вышло за включённый срок. Про эту доплату забывают чаще всего, потому что видна она только при сравнении даты доставки с датой вывоза.
Перегруз
Когда фактический вес вышел за включённый. Весовой талон служит клиенту подтверждением.
Простой
Водитель ждёт на объекте, который не готов. Отмечайте прямо в тот же день.
Не тот тип отходов
Контейнер заказывали под строительный мусор, а вернулся он со смешанным. Меняется и поток, и цена утилизации, и разницу переносим на клиента.
Холостой выезд
Въезд закрыт, на месте никого, к контейнеру не подъехать. Машина выезжала, значит рейс оплачивается.
Без НДС, НДС, с НДС
В счёте видно сумму без НДС, сам НДС по нужной ставке и итог. Важен тут не расчёт, а то, чтобы уже выставленные счета не менялись задним числом, если ставка поменяется.
В BenneCRM ставка НДС сохраняется в заказе в момент создания и оттуда переходит в счёт. Если позже поменять ставку, ни один уже готовый документ не сдвинется.
Некоторые работы считают сразу с НДС, чаще всего когда частный клиент платит наличными. Такой заказ можно пометить, и тогда при выставлении счёта НДС сверху не добавится.
Решите один раз, называете вы цены без НДС или с НДС, и держитесь этого в предложениях, бланках заказа и счетах. Именно тут чаще всего возникает недопонимание с частными клиентами.
Не забыть выставить счёт
Завершённая работа без счёта обходится дороже, чем неудачная цена. Значит, нужен список, который собирается сам: завершённые заказы, по которым счёта ещё нет. И этот список должен пустеть.
Он же снимает обратную проблему, двойной счёт: как только заказ привязан к счёту, он уходит из списка и во второй раз в счёт по ошибке уже не попадёт.
На практике большинство компаний выставляют счета раз в неделю или раз в две недели и берут сразу все завершённые заказы одного клиента. Несколько заказов в одном счёте сокращают и работу офиса, и число платежей, которые придётся сверять.
Как видеть свои долги
Отмечайте каждый платёж
С датой и способом оплаты: наличные, перевод или карта. Платёж, записанный через три недели, потом уже никто не найдёт.
Показывайте остаток
Многие клиенты платят в два или три приёма. Счёт должен всё время показывать, сколько оплачено и сколько осталось заплатить.
Ведите список должников
Один список, с остатком суммы и сроком давности счёта. Его и стоит открыть перед тем, как звонить с напоминаниями.
Собирайте счета за период
Клиенты с несколькими объектами часто просят один документ за месяц. Сводный реестр собирает все счета периода в один PDF.
Частые вопросы
- Выставлять счёт до вывоза или после?
- Почти всегда после. До вывоза неизвестны ни настоящий срок, ни вес, ни доплаты. С новым клиентом или на крупном объекте можно взять предоплату при заказе, но окончательный счёт ждёт конца аренды.
- Как защититься от спора?
- Получить письменное подтверждение до начала работ. Бланк заказа, отправленный на почту и подписанный онлайн, фиксирует объём контейнера, адрес, дату и цену. Подпись сохраняется с датой и временем вместе с тем документом, который клиент видел.
- Можно ли собрать несколько заказов в один счёт?
- Да. Вы отмечаете завершённые заказы одного клиента, и они становятся строками одного счёта. Туда же можно добавить свободные строки для работ, под которые нет отдельного заказа.
- Могут ли счета уходить с моего адреса?
- Да, если подключить аккаунт Gmail. Счёт уйдёт с вашего адреса, с PDF во вложении и в вашем оформлении письма, а ответ клиента придёт к вам в обычный ящик. Каждая отправка сохраняется.
- Работаете ли вы через ЭДО?
- Пока нет. BenneCRM делает счета в PDF, которые вы отправляете почтой или скачиваете. Если вам нужен определённый формат обмена, расскажите нам про вашу ситуацию.
- Номера счетов присваиваются автоматически?
- Номер вы вводите сами при создании счёта, чтобы сохранить привычную у вас нумерацию. Система проверяет только одно: чтобы один и тот же номер не ушёл в компании дважды.
Читайте дальше
Счета в BenneCRM
Счёт по завершённым заказам, учёт оплат и задолженности.
Как устроен бизнес на аренде контейнеров
Жизнь заказа, расписание и прайс-лист.
Что умеет система для аренды контейнеров
Что берёт на себя такой инструмент и как его выбрать.
Наши цены
Три тарифа, все возможности включены, месяц бесплатно.
Готовы управлять всеми контейнерами из одной системы?
Начните бесплатный месяц уже сегодня. Настройка занимает несколько минут, а мы поможем перенести клиентов и цены, чтобы завтра вы уже работали.
Без банковской карты · Бесплатная помощь при запуске · Без обязательств