Comment facturer une location de benne
Ce qui se facture, ce qui s’oublie, et comment suivre ce qui reste à encaisser.
Une facture de location de benne reprend la prestation de base, c’est-à-dire la pose, la mise à disposition et la reprise pour un volume et un type de déchet donnés, puis les suppléments constatés sur le chantier : jours de location en plus, temps d’attente, tonnage supplémentaire, déchets non conformes, déplacement sans intervention possible. Le montant est présenté hors taxes, avec la TVA au taux applicable, puis toutes taxes comprises. La vraie difficulté n’est pas d’éditer la facture, c’est de ne pas oublier de la faire.
Ce que l’on facture
La prestation de base couvre la location elle-même. Le reste se constate au fil du chantier et doit être noté au moment où cela arrive, pas au moment de facturer.
La prestation de location
Pose de la benne, mise à disposition pendant la durée convenue, reprise et traitement des déchets. Le prix vient de votre grille, croisant le type de déchet et le volume.
Les jours supplémentaires
Ce qui dépasse la durée incluse dans le forfait. C’est le supplément le plus souvent oublié, parce qu’il ne se voit qu’en comparant la date de dépôt et la date de reprise.
Le tonnage au-delà du seuil
Quand le poids réel dépasse ce que couvre le forfait. Le ticket de pesée sert de justificatif au client.
Le temps d’attente
Un chauffeur immobilisé sur un chantier qui n’est pas prêt. À noter sur l’opération le jour même.
Les déchets non conformes
Une benne annoncée en gravats qui revient en mélange change de filière et de coût de traitement. Le surcoût se répercute.
Le déplacement sans intervention
Accès bloqué, personne sur place, benne inaccessible. Le camion est sorti, la course se facture.
Hors taxes, TVA, toutes taxes comprises
Une facture affiche le total hors taxes, la TVA au taux applicable, puis le total TTC. Le calcul n’a rien de compliqué. Si votre taux change, les factures déjà émises ne doivent pas bouger : c’est la seule règle à respecter dans la durée.
Dans BenneCRM, le taux de TVA est enregistré sur la commande au moment où elle est créée, puis repris sur la facture. Une modification ultérieure de votre taux par défaut n’affecte donc aucun document déjà établi.
Certaines prestations se traitent en montant toutes taxes comprises, notamment les interventions réglées comptant par des particuliers. La commande peut être marquée comme telle, et aucune TVA n’est alors ajoutée au moment de la facturation.
Décidez une fois si vous annoncez vos prix hors taxes ou TTC, et gardez la même règle sur les devis, les bons de commande et les factures. C’est la première source de malentendu avec les clients particuliers.
Ne pas oublier de facturer
Une prestation terminée qui n’est jamais facturée coûte plus cher qu’un mauvais prix. Il faut donc une liste tenue automatiquement des commandes terminées qui n’ont pas encore de facture, et cette liste doit se vider.
C’est aussi ce qui évite le problème inverse, la double facturation : une fois qu’une commande est rattachée à une facture, elle sort de la liste et ne peut plus être facturée une seconde fois par erreur.
En pratique, la plupart des entreprises facturent une fois par semaine ou une fois par quinzaine, en reprenant d’un coup toutes les commandes terminées d’un même client. Regrouper plusieurs commandes sur une seule facture réduit le travail de bureau et le nombre de règlements à pointer.
Suivre ce qui reste à encaisser
Enregistrer chaque règlement
Avec sa date et son mode : espèces, virement ou chèque. Un paiement noté trois semaines plus tard est un paiement que personne ne retrouve.
Afficher le solde restant
Beaucoup de clients règlent en deux ou trois fois. La facture doit indiquer en permanence ce qui a été payé et ce qui reste dû.
Tenir une liste des impayés
Une seule liste, avec le montant restant et l’ancienneté de la facture. C’est le document à ouvrir avant de passer les appels de relance.
Regrouper les factures d’une période
Les clients multi-chantiers demandent souvent un document unique pour le mois. Un relevé de factures reprend l’ensemble des factures de la période en un seul PDF.
Questions fréquentes
- Faut-il facturer avant ou après la reprise ?
- Après, dans la grande majorité des cas. Avant la reprise vous ne connaissez ni la durée réelle, ni le tonnage, ni les suppléments. Pour un nouveau client ou un gros chantier, un acompte à la commande reste possible, mais la facture finale attend la fin de la location.
- Comment se protéger d’une contestation ?
- En faisant valider la commande par écrit avant l’intervention. Le bon de commande envoyé par e-mail et signé en ligne fixe la taille de benne, l’adresse, la date et le prix. Il est horodaté et scellé avec le document présenté au client.
- Peut-on facturer plusieurs commandes ensemble ?
- Oui. Vous sélectionnez les commandes terminées d’un même client et elles deviennent les lignes d’une seule facture. Vous pouvez y ajouter des lignes libres pour les prestations qui ne correspondent à aucune commande.
- Les factures peuvent-elles partir de ma propre adresse ?
- Oui, en connectant votre compte Gmail. La facture part alors de votre adresse, en PDF joint, avec votre modèle d’e-mail, et les réponses du client arrivent dans votre boîte habituelle. Chaque envoi est enregistré.
- Gérez-vous la facturation électronique ?
- Pas aujourd’hui. BenneCRM produit des factures au format PDF, que vous envoyez par e-mail ou téléchargez. Si vous avez besoin d’un format d’échange particulier, parlez-nous de votre situation.
- Les numéros de facture sont-ils générés automatiquement ?
- Le numéro est saisi par vos soins au moment de créer la facture, ce qui vous laisse conserver la numérotation que vous utilisez déjà. Le logiciel vérifie qu’un même numéro n’est pas utilisé deux fois dans votre société.
Pour aller plus loin
La facturation dans BenneCRM
Créer une facture depuis les commandes terminées, suivre les paiements et les impayés.
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