Qu’est-ce qu’un logiciel de location de bennes ?
Ce qu’il gère, à qui il sert, et ce qu’il faut regarder avant d’en choisir un.
Un logiciel de location de bennes est un outil de gestion fait pour les entreprises qui posent, échangent et reprennent des bennes. Il réunit au même endroit les commandes des clients, le planning quotidien des chauffeurs, la grille tarifaire, la facturation et le suivi des paiements. Chaque location devient un dossier unique que tout le bureau consulte, au lieu d’être répartie entre un tableur, un planning papier et des messages téléphoniques.
Ce qu’il gère au quotidien
Le point de départ est toujours la commande d’un client : une benne d’un certain volume, pour un type de déchet, à une adresse de chantier, à une date. Le logiciel garde cette commande ouverte tant que la benne n’est pas revenue, avec toutes les opérations qui s’y rattachent : le dépôt, les échanges éventuels, puis la reprise.
Autour de cette commande viennent se greffer les autres tâches du bureau. Le planning du jour indique quel chauffeur fait quoi et à quelle heure. La grille tarifaire donne le prix automatiquement, en fonction du volume et du déchet. La facture se prépare à partir des commandes terminées, et le paiement est pointé quand il arrive.
Un bel écran n’est qu’un détail. Le but : que plus personne n’ait à redemander où se trouve la benne d’un client, ni à vérifier dans trois endroits si une location a bien été facturée.
Les fonctions attendues
Un logiciel du métier couvre en général les points suivants. Si l’un manque, le travail correspondant retombe sur un tableur.
Commandes et opérations
Une commande par location, avec le dépôt, les échanges et la reprise à l’intérieur. Chaque opération a sa date, son chauffeur et son statut.
Planning des chauffeurs
La liste des interventions du jour, avec le chauffeur assigné à chacune, filtrable par période, par chauffeur ou par statut.
Fichier clients et chantiers
Les clients, leurs contacts et leurs adresses de chantier, retrouvables par nom, téléphone ou adresse.
Grille tarifaire
Un prix par type de déchet et par volume de benne, appliqué automatiquement à la saisie pour éviter les erreurs de tarif.
Facturation et paiements
La facture générée depuis les commandes terminées, avec les suppléments, le total hors taxes, la TVA et le total TTC, puis le suivi des règlements et des impayés.
Documents envoyés au client
Le bon de commande signé en ligne avant l’intervention, la facture en PDF et le relevé regroupant les factures d’une période.
Historique
La trace de qui a modifié quoi et quand, sur une commande comme sur une opération.
Ce qui rend ce métier particulier
Une location de benne n’est pas une vente. Elle dure, elle bouge, et elle se termine parfois des semaines après avoir commencé. Entre-temps la benne peut être échangée deux ou trois fois, le client peut la garder plus longtemps que prévu, et le tonnage réel peut ne pas correspondre à ce qui était annoncé.
C’est de là que viennent les pertes d’argent habituelles : une benne restée sur site que plus personne ne suit, des jours de location en plus jamais facturés, un chauffeur envoyé avec la mauvaise taille de benne. Un outil de gestion générique traite chaque intervention comme une ligne isolée, ce qui laisse ces situations passer inaperçues.
Un logiciel du métier raisonne au contraire par location : la commande reste ouverte tant que la benne n’est pas rentrée, et elle reste dans la liste à facturer tant que la facture n’est pas faite.
Ce qu’il faut regarder avant de choisir
Le temps de saisie d’une commande
C’est le geste le plus répété de la journée. Demandez à le voir en direct, et chronométrez.
Ce qui se passe quand une benne traîne
Vérifiez que les locations en cours et les commandes non facturées apparaissent dans une liste, sans avoir à les chercher.
La façon dont les prix sont calculés
Une grille par déchet et par volume évite les écarts de tarif entre deux personnes du bureau.
L’usage sur téléphone
Une partie du travail se fait dans le camion ou sur le chantier. Testez le logiciel depuis un téléphone avant de décider.
La reprise de vos données
Demandez qui reprend vos clients et vos tarifs, combien de temps ça prend, et si c’est facturé en plus.
Le coût réel
Regardez si le prix dépend du nombre d’utilisateurs, s’il y a des frais de mise en service, et si toutes les fonctions sont comprises.
La sortie
Vérifiez que vous pouvez exporter vos clients, vos commandes et vos factures à tout moment, sans demander l’autorisation.
Questions fréquentes
- Combien coûte un logiciel de location de bennes ?
- Pour une petite structure, les offres du marché vont de quelques dizaines à plus de cent euros par mois, selon le nombre de chauffeurs. BenneCRM est à 30 € par mois hors taxes jusqu’à 2 chauffeurs et 80 € par mois jusqu’à 10 chauffeurs, avec toutes les fonctions comprises dans chaque formule.
- Faut-il installer quelque chose ?
- Non, dans le cas de BenneCRM. Le logiciel s’ouvre dans le navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone. Il n’y a pas d’installation ni de serveur à gérer.
- À partir de combien de camions est-ce utile ?
- Dès un camion, si vous perdez du temps à retrouver des informations ou à refaire vos factures. Le besoin devient net à partir du moment où plusieurs personnes touchent au planning.
- Un tableur ne suffit-il pas ?
- Un tableur tient une liste, mais il ne signale pas qu’une benne est sur site depuis trois semaines ni qu’une commande terminée n’a jamais été facturée. C’est cette surveillance qui manque quand le volume augmente.
- Est-ce que ça gère le suivi réglementaire des déchets ?
- BenneCRM gère l’exploitation et la gestion commerciale : commandes, tournées, tarifs, factures et paiements. Il ne produit pas de bordereau de suivi de déchets, qui relève des outils prévus pour ça.
Pour aller plus loin
Comment organiser une activité de bennes
Le déroulé d’une commande, du premier appel au paiement de la facture.
La gestion des commandes dans BenneCRM
Le planning du jour, les opérations et la vue carte des locations en cours.
Nos tarifs
Trois formules, toutes les fonctions comprises, un mois d’essai gratuit.
Questions fréquentes
Essai, prix, données, utilisation au quotidien.
Prêt à gérer vos bennes depuis un seul outil ?
Démarrez votre essai gratuit d’un mois dès aujourd’hui. La mise en route prend quelques minutes, et nous vous aidons à importer vos clients et vos tarifs pour être opérationnel dès demain.
Sans carte bancaire · Mise en route gratuite · Sans engagement